Les contrats en ligne sont de plus en plus populaires. Ils consistent à utiliser une signature électronique en replacement d’une version manuscrite. On y recourt souvent dans le cadre d’opérations de vente, mais aussi dans le processus de recrutement. Cet outil permet d’accélérer le processus de signature de contrats juridiquement contraignants. En outre, le recours aux contrats en ligne s’est décuplé ces deux dernières années, le travail à distance s’étant largement démocratisé. Mais concrètement, comment conclure un contrat en ligne ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
D’abord, faisons le point sur la signature électronique. Aussi appelée eSignature, elle permet de donner un consentement légal ou une approbation en ligne. Grâce à elle, vous pouvez signer pratiquement n’importe quel document. Cela sans avoir besoin de l’imprimer et de le signer physiquement.
En raison de leur commodité, les signatures électroniques sont de plus en plus utilisées. Accélérant tout processus nécessitant une signature, elles sont juridiquement contraignantes dans la plupart des pays.
Pourquoi signer des contrats en ligne ?
Voici les principales raisons de signer des contrats en ligne :
Réduction des délais
La signature électronique est à la signature manuscrite ce que le mail est au courrier postal. Elle accélère le processus en le rendant quasi instantané, quel que soit l’endroit où se trouvent les parties concernées.
Lorsque vous signez électroniquement, vous n’avez pas besoin de transporter physiquement vos contrats vers vos parties prenantes. Vous n’avez même pas besoin de les imprimer. Tout se fait de manière digitale. En utilisant les signatures électroniques, vous passez directement de la rédaction de votre contrat à sa signature.
Mais attention, avant de signer un contrat au format PDF, assurez-vous que toutes ses clauses soient claires et indiscutables. Veillez à ce que toutes les informations clés du contrat soient présentes et correctement formulées. Evitez toute ambigüité en soignant les formulations et en étant aussi précis que possible.
Si besoin, vous pouvez transformer votre PDF en Word pour y faire les modifications nécessaires. Il suffit de télécharger votre document converti ici. Puis ré-enregistrez-le en PDF après l’avoir édité. Vous pourrez alors signer le contrat avant de l’envoyer aux autres parties qui le signeront à leur tour.
Sécurité
Contrairement à ce que l’on peut penser, les signatures électroniques s’avèrent souvent plus sûres que les versions manuscrites. En effet, un document papier est très facile à falsifier. On peut le faire en le scannant et en le réimprimant, ou plus simplement en utilisant une photocopieuse.
Grâce aux signatures électroniques, toutes les parties obtiennent une copie du document qui, une fois signé, ne peut être altéré. Un bon logiciel de gestion des contrats peut même détecter la moindre altération d’un document.
Diminution des coûts
Outre les coûts du papier, de l’encre et de l’envoi, les signatures électroniques réduisent aussi le risque d’erreur humaine. Au mieux, une erreur de signature ralentit le process de conclusion du contrat. Et dans le pire des cas, elle entraîne des pertes très coûteuses.
En raison de sa nature automatisée, la signature électronique élimine alors ces erreurs de signature. Elle peut également vous alerter sur des problèmes de conformité.
Enfin, puisqu’elle est plus sûre qu’une signature ordinaire, elle peut même vous faire économiser des frais juridiques lors de la signature de votre contrat.
Comment signer un PDF électroniquement ?
A présent, voyons de quelle façon vous pouvez signer un document PDF de façon électronique. De manière générale, il existe deux possibilités sous Windows : signer le PDF avec une signature digitalisée ou avec une signature numérique.
Dans les deux cas, la valeur légale est préservée à condition que vous utilisiez la fonction de signature d’Acrobat.
Signature numérisée
La première option est de signer votre document PDF avec une signature numérisée. Il faut d’abord la créer à l’aide de votre souris, de votre stylet ou de votre écran tactile. Certaines personnes préfèrent scanner un papier sur lequel elles ont signé avec un stylo.
Voici comment ajouter une signature numérisée :
- Ouvrez votre fichier PDF.
- Sélectionnez l’icône Remplir et signer, dans la barre d’outils de droite. Vous pouvez aussi cliquer sur Modifier le fichier PDF, puis sur l’icône Signer (représentée par un stylo plume).
- Cliquez sur Signer > Ajouter une signature. Tracez votre signature avec votre souris ou un stylet, ou téléchargez une image de votre signature manuscrite. Préférez alors une version en PNG avec fond transparent.
- Une fois votre signature créée ou téléchargée, cliquez sur Appliquer, puis disposez-la sur votre document. Ajustez ses dimensions si besoin.
- En haut à droite, cliquez sur Suivant et enregistrez votre PDF signé. Vous pouvez alors Obtenir un lien vers une copie en lecture seule ou Demander des signatures à d’autres personnes. Il faudra alors ajouter la liste des signataires, qui recevront un lien vers le PDF à signer.
Dans les deux cas, le fichier sera traité par Adobe Sign, qui garantit l’authenticité de ses signatures électroniques.
Signature numérique
Deuxièmement, il est aussi possible de signer votre document PDF avec une signature numérique. Il s’agira alors de respecter les protocoles de l’infrastructure à clés publiques (PKI – Public Key Infrastructure).
Dans Acrobat, la procédure est sensiblement la même que l’ajout d’une signature numérisée. Ouvrez donc votre PDF et allez dans Remplir et signer > Signer > Ajouter une signature. Il suffit ensuite de taper votre nom avec le clavier et de disposer votre signature textuelle au bon endroit.
Alternativement, vous pouvez également signer votre document en cliquant sur Ajouter un texte. Il est même possible d’inclure le signe de votre choix : un X, une coche, un cercle, un tiret ou un point. Notez que ces éléments peuvent venir en complément de votre signature numérisée.
Enfin, la sauvegarde, l’authentification par Adobe Sign et l’envoi à d’autres signataires se fait de la même façon.
Signer électroniquement un PDF avec d’autres outils
Pour finir, vous pouvez ajouter rapidement votre signature à n’importe quel document PDF par d’autres biais :
- Mac : dans Aperçu, cliquez sur Boîte à outils > Signer.
- iPhone et iPad : dans Mail ou Adobe Fill & Sign, cliquez sur Marquer et répondre pour signer.
- Android : dans Adobe Fill & Sign, appuyez sur Signature.
- Chromebook : installez l’extension HelloSign, téléchargez votre PDF, puis cliquez sur le bouton Signature.